La Planeación de Su Evento

Organizar un evento es una de las mejores maneras para establecer conexiones con las personas a su alrededor y compartir la oportunidad de Nu Skin. Esta guía le ofrecerá un resumen conciso de algunos de los puntos importantes para tomar en cuenta al planear y organizar su evento. Esta guía también le proporcionará consejos prácticos para hacer seguimientos con sus invitados después de finalizar su evento.

¿POR QUÉ RAZÓN?

Es posible que usted cuestione si organizar un evento es una opción beneficial para usted. Es posible que el organizar un evento parezca ser una tarea demasiado complicada, especialmente si usted no lo ha hecho previamente, sin embargo es importante recordar que las relaciones personales y la interacción cara a cara con las personas son elementos esenciales para el desarrollo de su negocio de Nu Skin y que juntas representan un punto de suma importancia del modelo de negocios de Nu Skin. Un evento en vivo le permite conocer y formar relaciones con personas que en su opinión pueden llegar a beneficiarse de la oportunidad o los productos que Nu Skin ofrece. También le permite renovar conexiones o ya bien mejorar relaciones ya existentes con aquellas personas que forman parte de su equipo o que trabajan en su compañía.

¿QUÉ TIPO DE EVENTO?

Las practicas recomendadas que le serán más útiles dependerán del tipo de evento que usted desee organizar. Algunos de los eventos más valiosos que los empresarios de Nu Skin suelen organizar incluyen:

• Reunión de la Oportunidad del Negocio
  • - Es en este ámbito que usted presenta detalladamente la oportunidad del negocio de la compañía a miembros prospectivos.
• Demostración de Productos
  • Esta es la demostración simple de un producto que usted se sienta cómodo vendiendo a clientes potenciales o ya bien haga uso de esta ocasión para introducir a las personas a la oportunidad del negocio.
• Entrenamiento de Productos o del Negocio
  • Se utiliza con mayor frecuencia para instruir a miembros actuales del negocio para aprender más con respecto al desarrollo de sus propios negocios o para promover a un producto específico.
• Eventos en Línea
  • - Estos son eventos organizados en línea y representan una excelente oportunidad para conocer a personas de todas partes del país o del mundo. * Ellos le pueden ayudar a expandir su búsqueda más allá de su grupo o ubicación geográfica actual y no requieren mucho dinero o tiempo para ser organizados. Usted deberá averiguar con respecto al tipo de plataforma más común en su área y asegúrese de consultar el reglamento normativo con respecto a las guías aplicables en el área de los medios sociales.

* Si usted desea organizar entrenamientos, demostraciones de producto o discusiones con respecto a la oportunidad del negocio vía medios sociales, por favor asegúrese de estar al tanto de cada uno de los participantes y de garantizar que cualquier tipo de entrenamiento tome lugar en bajo grupos cerrados.

Su patrocinador es un excelente recurso para ayudarle a determinar el tipo de evento más adecuado para su negocio. Ellos también pueden ayudarle a reconocer las oportunidades adecuadas para invitar a presentadores, ayudarle a organizar su primer evento o conectarle con diferentes líderes en su área.

¿DÓNDE?

La ubicación de su evento dependerá en gran manera del tipo de evento que usted desee organizar y el número de participantes que usted anticipe. Existe una gran cantidad de opciones a su disposición y cada una cuenta con diferentes ventajas y desafíos particulares. Considere los siguientes detalles al seleccionar la ubicación de su evento:

• Ubicación central y segura
  • Usted disfrutará de mayor asistencia si la ubicación de su escogencia está ubicada convenientemente.
  • Sus invitados deben sentirse seguros y bienvenidos.
• Parqueo
  • Asegúrese de que la ubicación de su escogencia ofrezca parqueo o acceso a parqueaderos y que sus invitados estén al tanto de la situación al llegar al evento.
• Capacidad de replicar el evento
  • Es posible que algún día usted ayude a alguno de sus invitados a organizar un evento similar al suyo, así que asegúrese de que su evento pueda ser replicado y adhiérase a un presupuesto razonable.
  • En una gran mayoría de los casos, un evento basado desde su hogar constituye una opción asequible y práctica. Muchas personas pueden llegar a dudar cuan razonable puede llegar a ser esta opción. Sin embargo, no tema liderar con su ejemplo y demuestre que si se puede organizar un evento exitoso en su propio hogar.

Gráfica A

¿CUÁNDO? ¿FECHA/HORARIO?

Hay una serie de factores importantes que usted debe considerar al seleccionar una fecha y hora para su evento. De acuerdo a la ubicación, considere los siguientes puntos antes de comprometerse a una fecha y hora.

• Los días feriados cuando las personas no están trabajando pueden parecer la oportunidad perfecta para su evento. Sin embargo, recuerde que la mayor parte de las personas contarán con planes especiales para estas fechas y aún pueden estar viajando, así que es una buena idea evitar la mayor cantidad de días feriados.
• ¿Sabe usted si sus invitados trabajan durante la semana? Si este es el caso entonces las noches y los fines de semana pueden ser su mejor opción.
• Aquellos con familias pueden tener obligaciones variadas durante la semana. Las 7:00 PM es usualmente una hora ideal para eventos que tomen lugar durante la semana.
• Considere el tráfico vehicular y el clima que sus invitados deban enfrentar al transportarse a su evento. Trate de organizar su evento antes o después de las horas pico.
• Aunque los fines de semana son una ocasión conveniente para planear sus eventos, por favor considere que las personas que trabajan durante la semana típicamente desean descansar durante los fines de semana. Evite planear su evento durante horas de comida (a menos de que sea su intención ofrecer una comida) y asegúrese de ser cortés y consciente del tiempo y de las necesidades de sus invitados. Si usted organiza un evento durante la tarde o noche del sábado, es posible que menos personas deseen atender. Después del almuerzo o justo antes de la cena son las horas más apropiadas (alrededor de las 2:00 PM o 3:00 PM).

CONSEJO ÚTIL: Si usted cuenta con un número limitado de invitados, una táctica útil es ofrecer dos opciones de horarios y preguntar cuál se acomoda mejor a sus necesidades personales. Ellos normalmente aceptarán una de las dos opciones que usted les ofrezca. Usted también puede preguntarles directamente cuándo tienen tiempo disponible.

Asegúrese de enviar sus invitaciones con anticipación. Sin importar el método de su escogencia para enviar sus invitaciones, es recomendable que estas sean enviadas por lo menos con dos semanas de anticipación.

¿QUIÉN INVITAR?

Comience estableciendo un listado de las personas que usted desea invitar. El número de invitados y las personas que usted invite dependerá del tipo de evento que usted opte por organizar y de la ubicación donde tomará lugar. Usted ya se ha encargado de discutir su negocio Nu Skin con su familia y amigos, así que añadirlos a su listado de invitados es un buen comienzo. Es posible que aún ellos le puedan ayudar a practicar cómo ser un buen huésped y presentador antes del evento. Si usted ha hecho un listado de posibles invitados con los cuales usted podría discutir el negocio al iniciar su negocio con Nu Skin, usted puede referirse a este listado para obtener ideas. Fuentes adicionales de posibles invitados pueden incluir:

• Grupos comunitarios, religiosos o de voluntarios
  • Estos grupos de personas ya le conocen y posiblemente cuentan con listados de personas que usted puede invitar tanto como su información de contacto correspondiente
• Trabajo
  • Personas conocidas de su lugar de empleo actual o pasado
• Colegios o universidades
  • Sus compañeros de colegio o universidad o ya bien personas que usted conoce por medio de los colegios de sus hijos
• Pasatiempos
  • Personas con las cuales usted comparte pasatiempos o intereses
• Negocios
  • Personas con las cuales usted ha tenido relaciones profesionales tales como banqueros, mecánicos, contadores, doctores, lavanderos, estilistas/barbero, agentes de aseguradoras, educadores, etc.
  • Personas que le han vendido algo en el pasado tal como un carro, muebles, finca raíz, joyería, computadores, etc.
• Individuos Motivados
  • Personas dispuestas a experimentar nuevas oportunidades, tales como nuevas madres, personas recientemente graduadas, hogares donde padres viven sin hijos, personas recientemente retiradas o ya bien personas en busca de un nuevo trabajo o que han recientemente renunciado su empleo previo.
• Listados de Contactos Existentes
  • Personas a las cuales usted envía tarjetas de navidad, personas en sus redes sociales, personas listadas en sus listas de correo o contactos telefónicos, etc. Aun un álbum de fotografías viejo le puede ayudar a establecer listados de personas para contactar.

En algunos casos es posible que usted considere pedirle a las personas en su lista que inviten a alguien más a participar en su evento. Si usted escoge hacerlo, es recomendable que usted ofrezca un incentivo o una rifa para aquellas personas que traigan a invitados adicionales a su evento.

Aun aquellas personas que confirman sus asistencia pueden llegar a tener un cambio de planes de último momento. Siempre invite a más personas de las que planea tener el día del evento. Para determinar el número apropiado de invitados refiérase a la Gráfica A.

¿CÓMO HACERLO?

Después de determinar una fecha y el lugar para su evento y finalizar el listado de invitados, es hora de completar los últimos detalles. A continuación le ofrecemos un listado simple de acciones para darle vida a su evento.

• La Invitación

Hay muchas formas fáciles de invitar a personas a participar en su evento. Considere una o una combinación de los diferentes tipos de invitaciones listados en la Tabla B, dependiendo de los detalles particulares de su evento.

Tabla B

Si usted está enviando una invitación por escrito, recuerde simplificar el mensaje lo más posible, pero no olvide incluir los detalles cruciales (ubicación, hora, fecha, información o instrucciones especiales). A continuación incluimos algunas ideas para presentar a su evento:

• Usted está cordialmente invitado a…
• Entérese de la estrategia para comenzar su negocio desde su propio hogar…
• Venga y aprenda con respecto a las innovaciones más recientes en el campo de…

CONSEJO ÚTIL: Una excelente estrategia para fomentar asistencia es ofrecer un pequeño refrigerio o ya bien un producto gratuito a todos los participantes. Si usted planea ofrecer un refrigerio o productos a sus invitados durante el evento, asegúrese de mencionarlo en la invitación.

Recuerde ser completamente sincero y transparente con respecto a sus intenciones. No anuncie a su evento como una barbacoa casual si su verdadero propósito es discutir la oportunidad de negocio o hacer una demostración de productos. También, asegúrese de cumplir con las estipulaciones legales y de logotipo de Nu Skin. Si usted planea utilizar el logo de la compañía o ya bien cualquier otro tipo de información con logotipos, asegúrese de utilizar las versiones correctas y actuales de alta resolución.

¿CÓMO HACERLO? CONTINUADO

• Suministros
  Lo que usted necesite dependerá en gran manera del tipo de evento que usted organice, sin embargo usted debe contar con los siguientes artículos durante el transcurso del evento.
  • Registro de entrada para grabar la información de contacto (nombre, número telefónico, correo electrónico)
  • Sus tarjetas de negocio y otros materiales del negocio tales como catálogos de producto
  • Formularios de inscripción y esferos (usted puede optar por ofrecer tabletas electrónicas para el uso de sus invitados para inscripciones o para hacer pedidos. Asegúrese de que el lugar de su evento cuente con acceso a WiFi)
  • Productos de demostración o para la venta
  • Cualquier tipo de medios audiovisuales para su presentación, tales como computadores o pantallas de proyección
• Instalación
  • El ambiente que usted establezca como parte de su evento es de suma importancia, así que considere tocar música suave para hacer que sus invitados se sientan bienvenidos. Usted también puede difuminar un Aceite Esencial Epoch para crear la atmosfera de un spa en su evento.
  • Organice el lugar de su evento para asegurar que hayan suficientes sillas para sus invitados.
  • Coloque sofás o sillas para que todas las personas en el salón puedan disfrutar de una buena experiencia y punto de vista y que puedan oír a todos los presentadores con facilidad.
  • Organice una estación de refrigerios o bebidas accesible para todos sus invitados.
  • Asegúrese de contar con suficientes baños limpios y accesibles para todos sus invitados.
• Agenda
  • Asegúrese de darle la bienvenida a todos sus invitados y de presentarse personalmente.
  • Comience su presentación a tiempo.
  • Haga un llamado a acción. Invítelos a comprar un producto o ha unirse a Nu Skin. Sin embargo, usted también puede invitarles a tomar un folleto o catálogos o a visitar una de las paginas electrónicas cuando tengan tiempo para obtener más información.
  • Agradézcales a sus invitados por su asistencia.
• Conclusión de Su Evento
  • El propósito principal de su evento es hacer que sus invitados compren productos, que se inscriban como distribuidores o que proporcionen contactos adicionales.
  • Para aquellos invitados que no estén interesados en unirse a Nu Skin o en comprar productos, recuerde preguntarles si tienen amigos o familiares que si puedan llegar a estar interesados.
  • Infórmeles a sus invitados que usted estará haciendo un seguimiento personal con ellos individualmente para responder cualquier pregunta que puedan tener.
• Seguimiento
  • Usted debe contactar a sus invitados en un espacio de 48 horas después de finalizar el evento. Contactarlos por medio de una llamada telefónica es óptimo, sin embargo usted también puede hacerlo vía correo electrónico, redes sociales, o mensajes de texto.
  • Agradézcales por su participación. Usted también puede contactar a aquellos que no pudieron atender, exprese su tristeza por su ausencia y envíeles un vínculo electrónico para que puedan obtener mas información con respecto a los productos o el negocio. Usted también les puede preguntar si desean reunirse individualmente en otra ocasión.
  • Pregúntele a sus invitados si tuvieron dudas restantes o si desean reunirse una vez mas para discutir más a fondo los productos o el negocio.
  • No asuma que las personas no están interesadas simplemente porque no logro formar una conexión con ellos durante la primera interacción.

   

  El organizar un evento es una excelente manera para expandir sus redes profesionales y personales. Simplemente porque alguna persona no asiste a su evento o no se une a su equipo no significa que no pueden llegar a convertirse en amigos o clientes algún día. En el futuro, la situación puede cambiar y ellos pueden llegar a expresar más interés. Nuestro negocio ha sido establecido sobre relaciones y a menudo el llegar a establecer estas asociaciones de negocios es un proceso que toma más de una interacción. Demuéstreles a sus invitados que usted está sinceramente interesado en ellos y en sus vidas—usted no sabe las oportunidades que le depara el futuro al ser sincero y genuino en sus interacciones.

   

  CONSEJOS ADICIONALES

   

  • Una buena regla general es planear en la participación de 50 por ciento de las personas que usted invite.
  • Si usted está organizando una reunión de oportunidad de negocio o una demostración de producto considere compartir testimonios y anécdotas personales de parte de sus amigos cercanos o líderes en la organización de Nu Skin, además del suyo, para así cautivar la atención de la mayoría de la audiencia.
  • Si su hogar es muy pequeño para acomodar a todos los participantes que usted ha invitado, considere arrendar un espacio como en airBNB.com (o algún otro sitio similar) durante un día. Asegúrese de que el dueño de la propiedad esté al tanto de su plan de uso del espacio.
  • Algunos de sus invitados pueden declinar su invitación si no pueden encontrar a alguien que cuide de sus hijos. En el caso de que algunos de sus potenciales invitados tengan hijos, considere pedir a alguno de sus familiares o amigos cercanos que ayuden a cuidar a los niños en una habitación separada durante la reunión. Asegúrese de anunciar en su invitación que cuidado de niños será ofrecido durante el evento.
  • ¿Qué sucede si tan solo una persona viene? No se frustre o asuma que usted ha fallado. Siga con la reunión de acuerdo a sus planes y recuerde que la clave para tener un evento exitoso es asegurarse de que la experiencia sea lo mejor posible para cada uno de sus invitados. Proporcione a cada uno de sus invitados con una experiencia individual de excelente servicio, preste atención a sus preguntas y establezca conversaciones significativas.
  • Tome fotografías de su organización antes del evento para usarlas como referencia en sus eventos futuros y para compartirlos con otros que necesiten ayuda en la planeación de sus eventos.
  • Poco después del evento, haga un listado de los puntos positivos y de aquellas cosas que usted desea cambiar. Incluya en su análisis también las opiniones de familiares o amigos que hayan atendido al evento.

   

  ¡Le deseamos mucha suerte en su evento!